Outlookでフォルダを作成する手順とは？自動振り分けで整理する方法も紹介

Outlookのフォルダを活用すれば、顧客や案件ごとに受信メールを整理できます。毎日届く大量のメールを適切に管理し、業務の効率化を図るために欠かせない仕組みです。

しかし、正しい手順や自動振り分けの設定方法が分からず、手動での整理に時間を取られている方も少なくありません。また、フォルダを増やしすぎて、管理が複雑になるケースもあります。

本記事では、Outlookでのフォルダ作成や削除の手順に加え、自動振り分けのやり方を解説します。注意点や、複数人での管理を効率化する方法にも触れるので、メール業務を改善したい方は最後までご覧ください。

Outlookのフォルダとは

Outlookのフォルダ機能は、受信メールの整理に役立つ仕組みです。ここでは、Outlookのフォルダについて、基本的な情報をまとめます。

顧客や案件別など、特定のルールに従って受信メールを保存できる場所

Outlookのフォルダは、特定のルールに従って受信メールを仕分け、保存できる場所です。これを利用すれば、受信トレイが整理され、重要なメールを確実に決まった場所に保管できます。

フォルダごとに「重要顧客」や「進行中のプロジェクト」といった名前を付けて、メールを分類可能です。手動での移動はもちろん、指定した条件によって、自動で整理することもできます。

例えば、書類関係のメールだけを1つのフォルダに集める運用が考えられます。このように、あらかじめ決めたルールに沿って整理すれば、必要な情報を後からすぐに取り出すことが可能です。

置かれている状況に合わせて自由に作成可能

Outlookのフォルダは、ユーザー自身の業務内容や組織の状況に合わせて、自由に作成可能です。個人の好みの階層構造を作れるため、どのようなビジネス環境にも柔軟に対応できます。

標準の受信トレイだけでは、複数の案件や異なる部署からの連絡が混ざり合い、管理が難しくなりがちです。必要に応じてフォルダを作成し、細かく枝分かれさせれば、適切な管理体制を構築できます。

直近で対応すべき「要対応」フォルダや、確認のみの「回覧」フォルダを作る運用が考えられます。置かれている環境やタスクの状況に合わせてフォルダを組み合わせ、日々のメール業務を効率化しましょう。

Outlookでフォルダを作成・整理するメリット

Outlookでフォルダを活用すると、さまざまなメリットが得られます。ここでは、具体的な3つのメリットについて解説します。

必要なメールを短時間で見つけ出し、検索時間を削減できる

フォルダを作成してメールを整理すれば、必要な情報を短時間で見つけ出せるようになり、検索時間を削減できます。過去のやり取りを探す手間に悩まされている方に、おすすめの手法です。

大量のメールが受信トレイに埋もれている状態では、キーワード検索をかけても目的のメールに辿り着くまでに時間がかかります。フォルダ分けによって探す範囲を限定すれば、目視でも見つけられます。

特定の取引先名でフォルダを作っておけば、その企業との過去の履歴を容易に一覧表示可能です。メールを探すストレスから解放され、本来注力すべきコア業務に割く時間を増やせるでしょう。

視覚的な整理により、返信漏れや二重対応のミスを削減できる

フォルダを用いたメール整理は、対応すべきタスクの漏れや、チーム内での二重対応といった実務上のミス削減につながります。受信トレイの混雑を解消することが、顧客対応の第一歩です。

未対応のメールと対応済みのメールが同じ場所に混在していると、どれが処理待ちかが判別できなくなります。フォルダを分ければ、現在の対応ステータスを認識しやすくなります。

具体的には、「未対応」フォルダを作成し、空にするよう意識して業務を進めれば、返信忘れを物理的に防げます。状況を視覚的に把握できれば、ミスを減らして顧客からの信頼性を高められるでしょう。

迷惑メールなどを排除し、今やるべきタスクに集中できる

不要なメルマガや迷惑メールをフォルダ分けで受信トレイから排除すれば、今やるべきタスクに集中できます。デスクの上が片付いているのと同様に、画面上の整理も集中力向上に効果的です。

仕事中に重要度の低いメールが目に入ると、都度思考が中断され、業務の生産性が低下してしまいます。必要なメールだけが並ぶ環境を作れば、優先順位の判断に迷わなくなるでしょう。

通知や社内向けの連絡は専用のフォルダに自動で入るように設定し、受信トレイは顧客からの連絡だけに限定します。これにより、緊急性の高い仕事にすぐ手を付けられる環境が整います。

Outlookでフォルダを作成・変更・削除する方法

ここからは、Outlookでフォルダを作成・変更・削除する方法について見ていきましょう。

新しいフォルダを作成する方法

受信トレイの上で右クリックすると、メニューが表示されます。メニューのなかから、「新しいサブフォルダーの作成」を選択してください。

受信トレイの一番下にフォルダが新たに作成されています。顧客の担当者名やプロジェクト名など、用途に応じてフォルダ名を付けてください。名前を付けたら、Enterキーを押します。

フォルダ名の変更・移動をする方法

該当フォルダの上で右クリックしてメニューを表示し、「名前の変更」をクリックします。新しくフォルダを作成するときと同様、任意の名前を付けます。

フォルダの移動は、対象のフォルダをマウスで選択し、ドラッグして行いましょう。

フォルダを削除する方法

削除予定のフォルダの上で右クリックをおこない、メニューを表示します。メニューから「フォルダーの削除」をクリックしてください。

「削除済みアイテムに移動しますか？」とポップアップが表示されます。「はい」をクリックし、該当フォルダを削除してください。

また、削除済みアイテムフォルダを空にした場合、削除済みのフォルダとメールがすべて消去されます。

Outlookでメールをフォルダに自動仕分けする方法

メールの仕分けルールを設定しておくと、条件を満たしたメールを特定のフォルダへ移動できます。メールの差出人や件名に応じて、該当フォルダへ自動的にメールが移動する仕組みです。仕分けルールの設定手順を以下にまとめました。

手順1：振り分けの基準となるメールを選択しルールを作成する

仕分け設定したい受信メールを右クリックしてください。メニューから「ルール」を選択し、「ルールを作成」をクリックします。

「ルールを作成します」画面が表示されるので、移動先のフォルダを選択しましょう。

手順2：差出人や件名などの条件と移動先のフォルダを指定する

細かい仕分けルールを設定したい場合は、「ルール」＞「ルールを管理」を選択します。

「新しいルールを追加」ボタンをクリックします。

ルールを設定する画面が表示されるため、設定したい条件を登録します。

「条件を追加」を選ぶと、差出人や件名などの細かい条件を設定できます。

「アクションを追加」では、場所の移動以外にも「既読にする」「転送」などのアクションも選択できます。

設定ができたら、右下の「保存」ボタンをクリックします。

手順3：設定したルールを保存し、既存のメールへ一括適用する

既存のメールを仕分けしたい場合は、作成したルールから「・・・」をクリックし、「ルールを今すぐ実行する」を選択しましょう。

おすすめのOutlookのフォルダ分類ルール

Outlookでフォルダを効果的に活用するには、明確な分類ルールが必要です。おすすめの分類方法を3つの視点で解説します。

「未対応・対応中・完了」など、進捗状況（アクション）で分ける

メールを「未対応」「対応中」「完了」といった進捗状況で分類するルールは、タスク管理を効率化する上でおすすめです。メール自体をタスクと捉え、行動に直結する分け方をすれば処理速度が上がります。

受信トレイには、「これからやるべきこと」だけが残ります。対応が終わったメールを速やかに「完了」フォルダへ移動させれば、残っている処理待ちの件数が容易に把握可能です。

朝一番に「未対応」の中身を確認し、優先順位をつけて業務を始めるのも良いでしょう。このアクション主体のルールを取り入れれば、返信の遅れや対応の漏れを減らせます。

「重要顧客・一般顧客・社内」など、送信者の属性で分ける

「重要顧客」「一般顧客」「社内」のように、送信者の属性や関係性ごとにフォルダを分ける方法も効果的です。相手の重要度に応じてメールを整理すれば、対応の優先順位を迷わずに判断できます。

ビジネスにおいては、すべてのメールに同じスピードで対応するのではなく、重要顧客への返信を優先すべきです。フォルダを属性別にしておけば、社内連絡などの急ぎでないメールに埋もれる心配がありません。

具体的には、重要な取引先だけを独立したフォルダに設定し、新着通知をチェックできる体制を整えます。相手の属性に合わせた分類ルールを敷けば、顧客対応力を高められます。

「見積・請求・契約」など、業務プロセスや案件種別で分ける

「見積」「請求」「契約」といった業務プロセスや、プロジェクトの案件種別ごとにフォルダを分類するのも有効です。仕事のテーマごとに情報がまとまるため、後から書類や過去の履歴を参照する際に便利です。

案件ごとに発生する一連のやり取りや関連ファイルを1つの場所に集約できるため、確認作業がスムーズになります。過去の請求金額や契約条件を振り返りたいとき、フォルダを開くだけで一覧可能です。

例えば、進行中のプロジェクト名でフォルダを作り、関連するメールをすべて蓄積する運用が挙げられます。業務プロセスごとの分類ルールを確立すれば、書類の紛失や確認漏れを防げるでしょう。

知っておきたいOutlookのフォルダ管理の注意点

Outlookのフォルダ管理は便利である一方、運用方法を誤るとかえって業務効率を下げる恐れがあります。ここでは、快適に使い続けるために注意するべき点を解説します。

フォルダが多すぎると逆に管理が複雑になる

フォルダを細かく分けすぎると、逆にメールの管理が複雑になってしまいかねません。メールをきれいに整理しようとするあまり、階層を深くしすぎると、どこに何を仕分けるべきか迷う原因になります。

分類先が増えるほどメールを振り分ける際の判断コストや、後から探す際の手間が増加しがちです。例えば、「会社名＞案件名＞月別」のように細分化すると、フォルダを開く回数自体が増えてしまいます。

フォルダの数は必要最小限にとどめ、画面をスクロールせずに見渡せる範囲に収めるのが理想的です。ルールはシンプルに保ち、フォルダを増やしすぎないことが、長期的に効率を維持するためのコツです。

PCのパフォーマンス低下や同期エラーの原因になる

過剰なフォルダ作成や自動振り分けルールの多用は、PCのパフォーマンス低下や同期エラーを引き起こす原因になります。Outlookの動作が重くなったり、メールがうまく同期されなくなったりします。

自動振り分けのルール数が増えすぎると、システムに過度な負荷がかかり、エラーが発生しかねません。また、大量の過去メールが溜まったフォルダを何十個も作ると、起動や検索の処理が遅くなります。

定期的に不要なフォルダを削除したり、古いメールをアーカイブ（自動保存）したりするメンテナンスが大切です。快適な動作環境を保つためにも、システムに負荷をかけない運用を心がけましょう。

チーム共有が難しく「属人化」のリスクがある

Outlookのフォルダは個人ごとに設定されるため、チーム内で共有することは困難です。複数人で同じメール対応を行うようなビジネスシーンでは、「属人化」の原因となり得ます。

自分が作成した便利な分類ルールや対応状況のフォルダは、他のメンバーの画面には一切反映されません。誰がどの案件をどこまで進めているかが、個人のフォルダ内に隠れて周囲から見えなくなります。

フォルダ機能だけでは、組織としての返信漏れや二重対応を防ぎきれない限界が存在します。チーム全体で情報を一元管理し、属人化を防ぎたい場合は、専用の管理ツールの導入を検討すべきでしょう。

複数人でのメール対応・管理なら「yaritori」がおすすめ

Outlookのフォルダ機能では解決できない、チームでのメール共有や属人化の課題をクリアしたいなら「yaritori」がおすすめです。複数人でのメール管理を効率化できる代表的な2つの機能について解説します。

メールアドレスを複数人で共有し、個人の整理負担を解消可能

yaritoriを使えば、1つのメールアドレスをチーム全員で簡単に共有でき、個人で行っていたフォルダ整理の負担を解消可能です。Outlookのように各自が手動で分類ルールを作成・管理する手間がなくなります。

送受信されたすべてのメールが一元化された1つの画面に集約され、全員が同じ状態で確認できます。属人化しがちだった顧客ごとのやり取りを、チーム全体の共通情報としてシームレスに蓄積可能です。

担当者が休みの日でも他のメンバーが過去の履歴をすぐ把握し、代わりにスムーズな対応を行えます。個人のフォルダ管理による属人化を防ぎ、組織全体の対応力を底上げすることが可能です。

ステータスや担当者の「見える化」で、複雑な管理が不要になる

yaritoriを導入すれば、メールの対応ステータスや担当者が完全に「見える化」され、複雑なフォルダ管理が不要になります。誰がどのメールに対応しているかが一目で分かるため、直感的な運用が可能です。

各メールには「未対応」「対応中」「完了」のステータスと担当者名が紐づき、リアルタイムで画面に反映されます。これにより、Outlookで頻発しがちな二重対応や返信漏れを物理的に防げます。

大量のメールをフォルダへ細かく移動させなくても、処理待ちのメールだけを抽出して確認可能です。無駄な仕分け作業から解放され、チーム全体の顧客対応スピードを向上させられます。

まとめ｜Outlookフォルダを使いこなして快適なメール業務を

Outlookのフォルダ機能を使いこなせば、日々のメール業務を効率化可能です。受信トレイに大量のメールを溜め込まず、適切に分類する習慣をつけることで、情報の検索性を向上できます。

おすすめは、進捗状況や送信者の属性に合わせた分類ルールを作成し、自動振り分けを設定することです。手動での仕分けに時間を取られなくなり、今やるべき優先タスクに集中できます。

しかし、フォルダ機能はあくまで個人向けの仕組みであるため、チームや部署での共有管理には向いていません。また、フォルダを増やしすぎると管理が複雑になるだけでなく、業務の属人化を招くリスクにも注意が必要です。

複数人での確実なメール対応や進捗の見える化を実現したい場合は、「yaritori」の導入をご検討ください。個人の整理負担をなくし、組織全体の顧客対応力を高めるための第一歩を踏み出しましょう。