承認機能
承認機能は、メール送信前に管理者や上長などの「承認者」を設定し、
その承認者が内容を確認・承認しない限りメールを送信できない機能です。
誤送信や内容ミスを防止するためのダブルチェック運用として利用でき、
社外への重要メールや確認が必要なメール送信時にご活用いただけます。
また、承認依頼中のメールは下書き状態で保持され、
承認完了後に送信可能となります。
【設定方法】
①画面右上のアイコンから「会社設定」→「承認機能」の順に進んでいただきトグルをONにしてください。
②承認機能のON/OFFはチームごとに設定が可能です。「チーム設定」→「承認機能」の順に進み、トグルをONにし承認者を編集してください。
③承認機能をONにし他状態で承認依頼者がメールを送信しようとすると、送信ボタンが「承認依頼」ボタンに変更されます。
④承認依頼を受けたメールは承認者の承認待ちの欄に表示されます。内容を確認し、差し戻しをするか承認して送信を選ぶことができます。
⑤差し戻しを行う場合は、コメント機能を利用して差し戻し理由を記載できます。
承認依頼者はそのコメントを参考に内容を修正し、再度承認依頼を行います。差し戻し理由を明記することで、修正内容が分かりやすくなり、承認業務を円滑に進めることができます。
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