Outlookの並び替え方法を解説｜メール・フォルダ・アカウントの順番変更のやり方

Outlookでは、受信トレイやフォルダ、複数アカウントの表示順を自由に並び替えることが可能です。効率よくメールを管理したい人にとっては、便利です。

しかし、並び替えができる項目や設定方法をしっかり把握していないと、必要なメールが見つからず、効率よくメールを管理できません。

本記事では、Outlookでメール・フォルダ・アカウントの順番を整理する具体的な手順を解説します。並び替えのポイントを紹介するので、すぐにメール管理を効率化できます。ぜひ参考にして、メール管理業務に役立ててください。

Outlookで並び替えができる項目とは？

Outlookでは、受信トレイのメールだけでなく、フォルダやアカウントの表示順も自由に並び替えが可能です。整理の方法を知っておくと、必要な情報にすぐアクセスでき、メール管理の効率が格段にアップします。

受信メールの並び替え

Outlookでは、受信トレイや任意のフォルダ内のメールを以下のような条件で並び替えることが可能です。

・受信日時
・送信者
・件名
・サイズ
・重要度

並び替えは簡単に切り替えられるため、最新メールの確認や特定の送信者のメール整理がスムーズに行えます。

フォルダの並び替え

Outlookでは、プロジェクトごとや用途ごとに作成したフォルダも並び替えが可能です。

ドラッグ＆ドロップで順番を変更できるほか、名前順で自動整理することもでき、フォルダ構成を見やすく整えることができます。

アカウントの表示順の並び替え

複数アカウントをOutlookで管理している場合、追加した順やプライマリーアカウントの設定で表示順を調整できます。

よく使うアカウントを上部に固定したり、不要なアカウントを整理して効率的にメールを確認することが可能です。

Outlookで受信メールを並び替える方法

Outlookでは、受信トレイやフォルダ内のメールを自由に並び替えることができます。日付順や送信者順など、自分の作業スタイルに合わせて整理することで、必要なメールを素早く確認でき、業務効率が大幅にアップします。

ここでは、Outlookでメールを日付や件名などの条件で並び替える方法を紹介します。

日付順に並び替える

Outlookでは、受信日を基準にメールを並び替えることができます。「新しい順」「古い順」を選択できるため、最新メールをすぐに確認したい場合や、過去のメールを遡って整理したい場合に便利です。画面上部の「並べ替え」ボタンから簡単に切り替えができます。

送信者・件名などで並び替える

Outlookでは、送信者・件名ごとにメールを並び替えることができます。受信メールの「並べ替え」ボタンから、送信者（差出人）や件名で並べ替えることが可能です。

メールを送信者別や件名別で並び替えることで、特定のプロジェクトや担当者のメールをまとめて確認できます。送信者ごとにまとめることで、重要な連絡を見落とすリスクを減らせます。また、件名で整理すると同じテーマのやり取りを追いやすくなります。

並び替え設定を変更する

Outlookでは、表示タブや「ビュー設定」から並び替えの詳細設定を変更できます。昇順・降順の切り替えや複数条件での並び替えも可能で、自分好みのメール表示をカスタマイズできます。設定を保存すれば、毎回手動で並び替えなくても自動的に反映されます。

Outlookでフォルダを並び替える方法

Outlookでは、フォルダを自由に並び替えることができます。重要なフォルダを上部に配置したり、プロジェクトごとに順番を整理したりすることで、メール管理の効率を高めることが可能です。

フォルダをドラッグして並び替える

Outlookでは、受信トレイ内の作成したフォルダをドラッグ＆ドロップするだけで順番を変更できます。フォルダを直接クリックして目的の位置まで移動させることで、よく使うフォルダを上部にまとめたり、プロジェクトごとに整理したりできます。

アカウントの同期状況や更新タイミングによって、一時的に元の順序に戻ることがありますが、基本的には設定した順序が維持されます。

名前順で自動並び替えする

Outlookでは、フォルダ名をアルファベット順や50音順に自動で並び替えることができます。手動で順序を調整する手間が省け、常に一定の順序でフォルダを整理できるため、複数のフォルダを効率的に管理できます。

操作は簡単で、「表示」タブの「フォルダーウィンドウ」のプルダウンから「フォルダーの並べ替え」を選択します。A～Zの順やカスタム順に並べ替えが可能です。

プロジェクト名やクライアント名ごとにフォルダを整理している場合も、常に見やすい順序で表示されるため、目的のフォルダを素早く開くことが可能です。

注意点として、カスタムでドラッグした順序は名前順の設定を適用すると上書きされるため、手動順と自動順を混在させたい場合は設定の切り替えに注意が必要です。

お気に入りフォルダを並び替える

Outlookの「お気に入りフォルダ」に登録したフォルダは、画面上部に表示されるため、アクセス頻度の高いフォルダをすぐに開くことができます。ドラッグ＆ドロップで並び順を変更できるので、重要なフォルダを上位に固定することで、作業効率を高められます。

また、お気に入りフォルダは個別に追加や削除が可能で、プロジェクトやクライアントごとにカスタマイズできます。定期的に整理することで、Outlookのフォルダ一覧が見やすくなり、目的のメールに素早くアクセスできる状態を維持できます。

注意点として、アカウントの同期やOutlookの更新により、一時的に順序が戻る場合がありますが、基本的には設定した並び順が維持されます。

Outlookでアカウントの順番を並び替える方法

Outlookでは複数のメールアカウントを管理できますが、表示順は自由にドラッグして変更できるわけではありません。基本的なルールや設定方法を理解することで、使いやすい順番に調整することが可能です。

アカウントは新しい順に表示されるのが基本

Outlookのアカウント表示順は、基本的に追加した順番で決まります。最初に設定したアカウントが下部に表示され、新しく追加したアカウントが上部に配置されます。

アカウントは、フォルダのようにドラッグ＆ドロップで自由に並び替えることはできません。表示順を変更したい場合は、並べ替え方法からオプションを選択します。

並び替えが可能な順は、名・姓・会社・自宅の市区町村・勤務先の市区町村・追加日時が新しいものです。

プライマリアカウントを最上部に表示する

Outlookでは、既定のアドレス（プライマリアカウント）を最上部に配置する設定ができます。頻繁に使用するメールアドレスを上部に固定することで、使用しやすくなるでしょう。設定手順は、以下の通りです。

1. [ホーム] タブの [検索] グループで、[アドレス帳] をクリックします。

2. [アドレス帳] ダイアログ ボックスが開いたら、[ツール] > [オプション] をクリックします。

3. [アドレス帳を開いたときに最初に表示するアドレス一覧] で、既定で使用したいアドレス帳を選びます。
4. [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じます。

アカウントを削除・再登録して順番をコントロールする

アカウントの表示順を細かく調整したい場合は、一度アカウントを削除し、再登録する方法もあります。Outlookは、新しい順にアカウントが表示されるため、この手順を利用することで実質的に並び替えが可能です。

ただし、削除時にはローカルデータや設定が影響を受ける場合があるため、事前にバックアップや同期状況を確認しておくことが重要です。安全に操作することで、希望どおりのアカウント順に整理できます。

順番が勝手に変わる対策｜Outlookで特定のメールを固定させる方法

Outlookでは並び替え設定をしていても、新着メールの受信や表示設定の影響で順番が変わることがあります。重要なメールを見失わないためには、並び替えだけでなくメッセージを「固定」することも有効です。

ここでは、フラグ・ピン留め・カテゴリを設定する方法を紹介します。

フラグを使って一覧表示させる

Outlookでは、重要なメールにフラグを設定することで目立たせることができます。フラグ付きのメールは一覧で強調表示されるため、並び替えに関係なく見つけやすいのが特徴です。

メールにフラグを設定する方法は、以下の通りです。

・メッセージ一覧で、メッセージの上にマウス ポインターを置いて、フラグ（旗）のマークをクリックし、フラグを設定します。
・フラグを解除する場合は、赤く色が付いたフラグマークをもう一度クリックすることで解除されます。

フラグが設定されたメッセージを一覧で表示するには、ページの左側の✔マーク（To Do）を選択し、「フラグを設定したメール」をクリックするとフラグを設定したすべてのメールが一覧で表示されます。

フラグを設定することで、対応が必要なメールを後から見返す際にも便利です。重要度の高いメールを埋もれさせないための基本的な方法として活用しましょう。

ピン留めして固定表示させる

メッセージをピン留めすることで、特定のメッセージを受信トレイの上部に固定表示させることができます。

ピン留めする方法は、以下の通りです。

1. メッセージの上にポインターを置いてオプションを表示します。
2. ピンマークを選択し、メッセージを受信トレイの先頭に保持します。
3. ピン留めを解除する場合は、ピンマークを再度クリックして外します。

カテゴリで整理する

メールにカテゴリ（色分け）を設定することで、内容や優先度ごとに視覚的に整理できます。例えば「重要」「対応中」「完了」などのカテゴリで色分けすれば、メールの状態をひと目で把握できます。

カテゴリ（色分け）を設定する方法は、以下の2通りあります。

1. 新しい Outlook で、分類するメール メッセージまたはメッセージを選択します。
2. 上のツールバーで 分類 を選び、以下の操作を行います。
・分類を適用するには、使用する分類を検索するか選択する。
・分類項目を削除するには、分類項目の横にあるチェックマークをクリアにする。

1.メッセージを選択し、右クリックします。
2.リストから [分類] を選び、以下の操作を行います。
・分類を適用するには、使用する分類を選ぶ。
・カテゴリ項目を削除するには、カテゴリのチェックマークを外す。

並び替えと組み合わせてカテゴリごとに管理することで、単なる順番だけでなく、業務の進捗に応じたメール整理が可能になります。

Outlookでのメール整理にお悩みなら「yaritori」がおすすめ

Outlookの並び替え機能を活用すれば、ある程度のメール整理は可能です。しかし、複数人でメール対応を行う場合や、対応状況まで管理したい場合は、並び替えだけでは限界があります。

そこでおすすめなのが、メール共有・管理を効率化できるシステム「yaritori（ヤリトリ）」です。チーム全体でのメール対応をシンプルに可視化し、業務の属人化を防ぎます。

メールアドレスを複数人で共有し、個人の整理負担を解消

yaritoriは、1つのメールアドレスをチームで共有しながら管理できるサービスです。個人ごとに受信トレイを整理する必要がなくなり、メール対応の負担を分散できます。

Outlookのように個人単位での管理に依存するのではなく、チーム全体でメールを確認・対応できるため、「誰かが対応しているはず」という曖昧な状態を防げます。

その結果、対応漏れや二重対応といったトラブルの削減につながります。

ステータスや担当者の「見える化」で、複雑な管理が不要に

yaritoriでは、メールごとに「未対応・対応中・完了」といったステータスを設定でき、担当者もワンクリックで割り当て可能です。誰がどのメールに対応しているのかをリアルタイムで把握できます。

さらに、メールごとにコメントを残せる社内チャット機能も備えており、対応方針の共有や相談もスムーズです。複雑なルールや運用を設けなくても、システム上で自然に連携が取れるため、シンプルにメール管理を効率化できます。

まとめ｜Outlookはメール・フォルダ・アカウントの並び替えが可能

Outlookでは、メール・フォルダ・アカウントごとに並び替えが可能で、用途に応じて柔軟に整理できます。日付順や送信者順でのメール管理に加え、フォルダを活用することで、必要な情報へ素早くアクセスできる環境を整えられます。

また、並び替えだけでは管理しきれない場合は、フラグやピン留め、カテゴリを設定することで、より効率的にメールを整理できます。

ただし、複数人でメール対応をする場合は煩雑になるため、対応状況を管理するにはメール共有システム「yaritori」の活用がおすすめです。

Outlookの並び替え機能と併せて、業務の効率化を目指しましょう。