Outlookでタスク管理する方法｜使い方・メリット・注意点まで解説

Outlookはメールソフトとして知られていますが、メール・タスク・予定表をひとつのツールで管理できる機能も搭載されています。対応が必要なメールをタスク化したり、完了期限やリマインダーなどを設定したりできるため、タスクの抜け漏れ防止に役立つでしょう。

一方で、Outlookのタスク機能は個人向けの管理を前提としているため、チーム全体の進捗管理や共有メールアドレスの運用には向いていないなどの注意点もあります。

本記事では、Outlookのタスク機能の概要や具体的な使い方、メリットや注意点を解説します。チームで問い合わせ対応やタスク管理を行う場合におすすめの方法も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

Outlookのタスク機能とは

Outlookのタスク機能について、基本的な概要や特徴について解説します。

Outlookのタスク機能とはメールやタスクを一元管理できるツール

Outlookのタスク機能とは、メール・タスク・予定表をひとつのアプリ内でまとめて管理できる機能です。メールの受信トレイを確認しながら同じ画面でタスクを追加できるため、対応漏れを防ぎやすくなります。

また、作成したタスクは予定表と連携できるため、「何をするか」だけでなく「いつ対応するか」まで管理できるのが特長です。メールの確認からタスク登録、スケジュール管理までをOutlook上で完結できるため、複数のツールを行き来する手間を削減できます。

OutlookはMicrosoft社が提供するタスク管理ツール

Outlookは、Microsoft社が提供するビジネス向けメール・情報管理アプリです。Microsoft 365（旧Office 365）のサブスクリプションに含まれており、多くの企業でメールソフトとして利用されています。

TeamsやOneDrive、SharePointなどのMicrosoft製品との連携もできるため、普段からMicrosoft 365を利用している企業であれば、既存の業務環境へスムーズに導入できるのが特徴です。

Outlookでタスクを管理する方法

Outlookでタスクを管理する方法を5つ紹介します。

タスクを作成して管理する方法

Outlookでは、画面上でタスクを作成して管理できます。メールを確認しながら同じ画面でタスクを追加できるため、「あとでやろう」と思ったまま忘れてしまう対応漏れを防げます。

＜タスクの作成手順＞
1.画面左側のチェックマーク（To Do）をクリックする
2.「タスクを追加」欄にタスク名を入力する
3.作成したタスク名をクリックして編集画面を開く
4.完了期限・リマインダー・メモなどの詳細を設定する
5.完了したタスクはチェックボックスをクリックして完了済みにする

タスクの作成から完了・削除までをひとつの画面で完結できるため、別途メモアプリやTo Doツールを使わずOutlookだけで個人のタスク管理を行えます。

タスクを予定表に追加して管理する方法

Outlookでは、作成したタスクを予定表に追加して「いつ・何をするか」を時間軸で管理できます。タスクと予定表を連動させることで作業の先送りを防ぎ、1日のスケジュールをよりこなしやすくなるでしょう。

＜タスクを予定表に追加する＞
1.画面右上の「マイ デイ」を開く
2.一覧に表示されているタスクを、予定表上の任意の時間帯にドラッグ&ドロップする

なお、受信トレイのメールを直接予定表にドラッグする方法でも、タスクを素早く登録できます。以下の手順に沿って、タスクを追加・管理してみましょう。

＜メールを直接予定表に追加する＞
1.受信トレイで対象のメールを選択する
2.選択したメールを予定表上の任意の時間帯にドラッグ&ドロップする

どのメールとタスクが関連しているかを見失いたくない場合に、おすすめの方法です。メールとタスクを紐づけた状態で管理できるため、後から「このタスクはどのメールがきっかけだったか」を確認する際にも素早く辿りつけるでしょう。

メールをタスクに追加して管理する方法

Outlookでは、受信したメールをそのままタスクに追加して管理できます。対応が必要なメールを受け取った際にタスク化しておくことで、「あのメールへの返信を忘れていた」という見落としを防ぎやすくなります。

メールの件名がそのままタスク名に引き継がれるため、入力の手間もかかりません。メールをタスクに追加して管理する方法には、「メールをフラグでタスクに追加する」「メールをドラッグ&ドロップでタスクに追加する」2つの方法があります。

＜フラグでタスクに追加する＞
1.受信トレイで対象のメールを開封する
2.画面上の旗マークを選択する
3.To Doの「フラグ付きメール」リストにメールが追加されたことを確認する

＜メールをドラッグ&ドロップでタスクに追加する＞
1.受信トレイで対象のメールを選択する
2.画面右側のTo Doウィンドウにメールをドラッグ&ドロップする
3.メールの件名を引き継いだタスクが作成されたことを確認する

「返信が必要なメール」「確認待ちのメール」など、後で対応が必要なメールをすぐにタスク化する習慣をつけることで、受信トレイの管理と業務の抜け漏れ防止を実現できるでしょう。

タスク リストを共有する方法

OutlookのTo Doでは、作成したタスクリストを同じ組織内のユーザーと共有して、リストの内容を閲覧・活用できます。共有にはリンクを発行してメールやTeamsで送る方法が一般的で、共有後もアクセス権の管理が可能です。

＜手順＞
1.画面左側のTo Doアイコンを選択する
2.共有したいタスクリストを選択する
3.「招待状のリンクを作成する」を選択する
4.「リンクのコピー」を選択してリンクをコピーする
5.メールまたはMicrosoft Teamsなどでコピーしたリンクを共有先のユーザーに送る

タスクリストの共有は、基本的に同じ組織内のユーザーのみが対象です。組織外のユーザーとのリスト共有はできないため、社外のメンバーと共同管理が必要な場合は別途ツールの検討をおすすめします。

タスクに手順・重要度・メモ・タグを追加する方法

Outlookのタスク詳細画面では、手順・重要度・メモ・タグ（カテゴリ）などを設定することで、タスクの内容を細かく整理できます。大きなタスクをステップごとに分解したり、優先度を明示したりすることで、日々の業務の見通しが立てやすくなるでしょう。

＜手順＞
1.タスク名を選択して詳細画面を開く
2.「ステップの追加」を選択して、タスクをステップごとに入力する
3.優先度を上げたいタスクは星マークを選択する
4.「メモの追加」欄に補足情報などを入力する
5.「カテゴリの選択」からタグを追加し、関連タスクをグループ化する
6.タグで絞り込みたいときは、検索バーにタグ名（例：#work）を入力して検索する

手順・メモ・タグなどをあわせて設定しておくことで、タスクの内容を後から見返したときにもすぐ把握できます。また、他のメンバーへの引き継ぎや作業再開時などのスムーズな対応にも役立ちます。

Outlookでタスクを管理するメリット

Outlookでタスクを管理するメリットを解説します。

メール・タスク・予定表をまとめて管理できる

Outlookのメリットは、普段の業務で欠かせないメール・タスク・予定表の3つをひとつのアプリ内で完結できることです。別々のツールをいくつも使い分けていると、アプリの切り替えに時間が取られたり、情報が分散して見落としが生まれたりするリスクがあります。

Outlookであれば、受信メールを確認しながらその場でタスクを登録し、予定表に作業時間を確保する流れを一気通貫で行えます。情報が1箇所に集約されることで、作業の流れが途切れにくくなり、業務効率が上がるでしょう。

タスクの抜け漏れを防止できる

Outlookのタスク機能では、完了期限とリマインダーを設定することで、対応が必要なタスクを見落とすリスクを下げられます。受信メールにフラグを立てるだけでタスク化できるため、「あとで対応しよう」と思ったまま忘れてしまう状況を防ぎやすくなります。

また、予定表には当日対応すべきタスクとイベントがまとめて表示されるため、その日に何をすべきかを1番に確認しやすい設計です。タスクの作成から期限管理、リマインダーまでをひとつのツールで完結できるため、別途メモやToDoアプリを使う必要もなくなります。

Microsoft製品と連携して業務効率を向上できる

Outlookは、Microsoft社が提供するTeamsやOneDriveなどのツールと連携が可能です。すでにMicrosoft 365を利用している企業であれば、新たなツールを導入することなく業務効率化を進められます。

たとえば、Teamsと連携することで予定表の共有や会議の管理がスムーズになり、OneDriveと連携しているとメールから直接ファイルを共有可能です。業務で利用するさまざまな情報をMicrosoft製品間で完結できるため、情報の分散を防げます。

Outlookでタスク管理をする際の3つのコツ

Outlookでタスクを管理する際のコツを3つ紹介します。

タスクにフラグを追加する

Outlookでのタスクを管理するコツの1つ目は、受信メールへのフラグの活用です。メールの一覧画面にてフラグアイコンをクリックすると、選択したメールがTo Doのフラグ付きメールリストに追加されます。

対応が必要なメールが届いたタイミングですぐフラグを立てておくことで、後から「あのメールどこに行ったっけ」と探し回る手間がなくなります。メールを読む→フラグを立てる、というシンプルな習慣を取り入れるだけで、対応漏れを減らせるでしょう。

タスクに期限とアラームを設定する

Outlookでのタスクを管理する2つ目のコツは、タスクに期限とリマインダーを設定することです。タスクの詳細画面から期限日とリマインダーを設定すると、設定した時刻にOutlookから通知が届きます。

「そのうちやろう」と思ったまま放置しやすいタスクも、期限を明確に設けることで先送りを防ぎやすくなります。とくに締め切りが決まっている業務依頼や返信が必要なメールに対して有効です。

タスクにファイルを追加する

Outlookでのタスクを管理する3つ目のコツは、関連ファイルをタスクに添付しておくことです。タスクの詳細画面からファイルを添付することで、タスクに必要な資料・仕様書・参考ドキュメントをひとまとめに管理できます。

作業を進めるたびに別のフォルダやメールからファイルを探す手間が省け、すぐに作業に入れるようになるでしょう。タスクの詳細にメモ・手順・ファイルなどをまとめて記録しておくことで、作業内容の引き継ぎにも役立ちます。

Outlookでタスクを管理する際の注意点

Outlookのタスク機能を利用する際の注意点を解説します。

個人タスクを他の担当者に共有できない

Outlookのタスク機能を利用する際の注意点として、個人で作成したタスクを他の担当者へ割り当てたり、進捗状況を共有したりする機能が限定的であることが挙げられます。

タスクリスト単位での共有は可能ですが、「このタスクは誰が担当しているのか」「現在どこまで進んでいるのか」といった情報をチーム全体で管理する用途には向いていません。

複数人でプロジェクトを進める場合や、担当者ごとの進捗状況を確認しながら業務を進めたい場合には不便を感じることがあるでしょう。Outlookのタスク機能は、あくまで個人の業務整理を目的としたツールと捉えることをおすすめします。

チーム全体の進捗状況を把握しにくい

Outlookのタスク機能はあくまで個人向けの管理ツールであるため、チーム全体のタスク状況をリアルタイムで可視化することが難しいです。誰がどのタスクをどこまで進めているか、どのメールに誰が対応中かを複数人で確認・共有する機能は標準では備わっていません。

問い合わせ対応やカスタマーサポートのように、チームで共有のメールアドレスを管理しながら役割分担して対応する業務では、対応中・対応済みといったステータス管理が困難になります。チームでの業務効率化を重視する場合は、専用ツールの導入を検討しましょう。

チームでタスクを管理するなら「yaritori」がおすすめ

Outlookは個人のタスク管理に優れたツールですが、チーム全体の問い合わせ対応や進捗管理を行うには機能が不足する場面があります。

とくに共有メールアドレスを複数人で運用する場合、リアルタイムでの対応状況の可視化が難しいといった問題が起こりやすくなります。

チームで共有メールアドレスを運用しながら問い合わせ対応を行う場合は、「yaritori（ヤリトリ）」の導入がおすすめです。共有メールアドレスや問い合わせ窓口をチーム全体で管理できるため、対応状況の可視化や業務の属人化防止を実現できます。

複数の問い合わせ窓口を一元管理できる

yaritori（ヤリトリ）では、複数の共有メールアドレスに加えて、ChatworkやSlackなどのチャットツールからの問い合わせも一元管理できます。問い合わせ窓口ごとに管理画面を切り替える必要がないため、情報の分散や確認漏れを防げるのがメリットです。

問い合わせチャネルが増えるほど情報が分散しやすくなりますが、yaritori（ヤリトリ）を活用することで顧客対応に必要な情報を集約し、効率的な運用を実現できます。

チーム内でタスクの進捗状況を可視化できる

yaritori（ヤリトリ）の特長のひとつが、メールごとに「未対応」「対応中」「対応済み」といったステータスを表示できる機能です。チーム全員が同じ管理画面でメールの対応状況を確認できるため、問い合わせへの対応状況が一目でわかります。

二重対応を防ぐためのロック機能も備えており、複数人が同じメールに返信してしまうミスを防ぐことも可能です。また、担当者の設定やチャット機能により、メール対応に関するやり取りをyaritori（ヤリトリ）内で完結できます。

まとめ｜個人のタスク管理はOutlook・チームのタスク管理はyaritoriがおすすめ

Outlookのタスク機能は、メール・タスク・予定表をひとつのツールで管理できるため、個人の業務効率化やタスクの抜け漏れ防止に役立ちます。また、Microsoft TeamsやOneDriveなどのMicrosoft製品と連携できるため、普段からMicrosoft 365を利用している企業にもおすすめです。

一方で、Outlookは個人向けのタスク管理を前提としているため、チーム全体での進捗管理や共有メールアドレスの運用には限界があります。問い合わせ対応を複数人で行う場合は、担当者の可視化やステータス管理ができるyaritori（ヤリトリ）の活用が効果的です。

個人のタスク管理にはOutlook、チームでの問い合わせ管理にはyaritoriというように、企業の目的に適したツールを導入することで、業務効率をさらに向上できるでしょう。