無料で使えるおすすめのFAQシステム4選！選び方や有料版との違いも解説

社内ヘルプデスクやカスタマーサポートでは、同じ内容の問い合わせが何度も寄せられることが少なくありません。こうした質問に効率よく対応するために役立つのが「FAQシステム」です。

しかし、「できるだけコストをかけずに導入したい」「無料で使えるFAQシステムはあるの？」と悩んでいる企業も多いでしょう。また、無料ツールでも十分に活用できるのか、不安を感じるケースもあるはずです。

この記事では、無料で使えるおすすめのFAQシステムや選び方のポイント、無料版と有料版の違いについて解説します。FAQシステムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

FAQシステムとは

FAQシステムは、問い合わせ対応を効率化し、必要な情報をすぐに見つけられる環境を整えるために、多くの企業で導入されているツールです。カスタマーサポートやヘルプデスク、社内ナレッジ共有など幅広い場面で活用されており、問い合わせ対応の業務負担の軽減に役立ちます。

ここでは、FAQシステムの仕組みや特徴を紹介します。

よくある質問のQ＆Aを作成するツールのこと

FAQシステムは、製品やサービスに関する「よくある質問（FAQ）」をQ＆A形式で作成・管理できるツールです。ユーザーが疑問を感じたときに、FAQページを検索することで自己解決できる仕組みを作れます。

例えば、「アカウントの登録方法」「料金プランの確認方法」「トラブルが発生したときの対処方法」など、問い合わせが多い内容をあらかじめFAQとしてまとめておくことで、同じ質問への対応を繰り返す必要がなくなります。

また、多くのFAQシステムには検索機能やカテゴリ分類、タグ設定などが備わっており、ユーザーが知りたい情報を素早く見つけられるのも特徴です。

コールセンターへの問い合わせ削減につながる

FAQシステムを導入すると、ユーザーが自己解決できる環境が整うため、コールセンターやサポート窓口への問い合わせ削減につながります。

例えば、操作方法や手続き方法などの基本的な質問は、FAQを確認することで解決できる仕組みをつくることが可能です。ユーザーが自分で問題を解決できれば、電話やメールで問い合わせる必要がなくなります。

その結果、サポート担当者は緊急度の高い問い合わせや複雑な問題に集中できるようになり、業務効率の向上や顧客満足度の改善にもつながります。

無料のFAQシステムを使うメリット｜有料版との違い

FAQシステムには無料で利用できるものと、有料プランを提供しているものがあります。無料版は機能やサポートが制限されている場合が多いものの、基本的なFAQの作成や公開であれば十分に活用できるケースも少なくありません。

ここでは、無料のFAQシステムを使うメリットや、有料版との違いについて解説します。

試験運用を兼ねて利用できる

無料のFAQシステムは、導入前の試験運用として利用できる点が大きなメリットです。いきなり有料システムを導入する場合、運用方法が定まっていないと十分に活用できない可能性があります。

無料版で実際にFAQを作成・公開しながら運用することで、どのような質問が多いのか、どの機能が必要なのかを把握できます。こうした運用データをもとに、有料プランへ移行するかどうかを判断できるのもメリットです。

簡単操作で運用できるものが多い

無料のFAQシステムは、専門知識がなくても簡単に使えるよう設計されているものが多いのも特徴です。管理画面から質問と回答を入力するだけでFAQページを作成できるなど、IT担当者がいない企業でも運用しやすいようにつくられています。

また、テンプレートやドラッグ＆ドロップでの編集機能などが用意されているツールもあり、直感的にFAQを作成・更新できることも魅力です。操作がシンプルなツールを選べば、継続的な情報更新もしやすくなるでしょう。

無料のFAQシステムの選び方5つのポイント

無料のFAQシステムはさまざまな種類がありますが、ツールによって機能や使いやすさは大きく異なります。導入前に必要な機能や運用方法を整理し、自社に合ったツールを選ぶことが重要です。

ここでは、無料のFAQシステムを選ぶ際に確認しておきたい5つのポイントを解説します。

ポイント①利用したい機能は揃っているか

まず確認したいのが、FAQシステムに必要な機能が備わっているかどうかです。例えば、検索機能・カテゴリ分け・タグ設定・アクセス解析などは、FAQの利便性を高めるために重要な機能です。

無料版の場合、利用できる機能が制限されていることも多いため、自社の運用に必要な機能が使えるか事前に確認しておきましょう。将来的に機能を拡張する可能性がある場合は、有料プランでどのような機能が追加されるかもチェックしておくと安心です。

ポイント②有料プランの有無と料金体系

無料のFAQシステムを選ぶ際は、有料プランの有無や料金体系も確認しておくことが大切です。無料版で運用を始めた後に、機能不足を感じて有料プランに移行するケースも多いためです。

有料プランの料金や機能を事前に把握しておくことで、将来的なコストを見通しやすくなります。また、ユーザー数や記事数によって料金が変わる場合もあるため、料金体系の仕組みも確認しておきましょう。

ポイント③他システムとの連携が可能か

FAQシステムを効果的に活用するには、他のシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。例えば、問い合わせ管理システムやチャットボット、顧客管理（CRM）などと連携できれば、サポート業務をさらに効率化できます。

特に、問い合わせフォームやメール対応ツールと連携できると、問い合わせ内容に応じてFAQを案内する仕組みを作ることも可能です。業務で利用しているツールと連携できるかを確認しておくとよいでしょう。

ポイント④検索のしやすさと操作性

FAQは、ユーザーが知りたい情報をすぐに見つけられることが重要です。そのため、検索のしやすさや画面の操作性も必ず確認しておきたいポイントです。

検索機能が充実しているツールであれば、キーワードを入力するだけで関連するFAQが表示されるため、ユーザーがスムーズに情報を見つけられます。

また、管理画面の操作が分かりやすいツールを選ぶことで、運用担当者の負担も軽減できます。

ポイント⑤簡単に編集・質問の追加ができるか

FAQは一度作成して終わりではなく、内容の更新や追加を継続的に行う必要があります。そのため、記事の編集や新規追加が簡単にできるかどうかも重要なポイントです。

例えば、管理画面から簡単に質問や回答を編集できるツールであれば、情報の更新をスムーズに行えます。

また、複数人での編集や履歴管理ができるシステムであれば、チームでの運用もしやすくなるでしょう。

無料で使えるおすすめのFAQシステム4選

FAQシステムには、無料で利用できるものもあります。無料ツールでも基本的なFAQ作成や公開機能を備えているため、問い合わせ削減やナレッジ共有に役立ちます。

ここでは、無料プランが用意されている、または無料で利用できるおすすめのFAQシステムを4つ紹介します。

Tayori｜株式会社PR TIMES

「Tayori」は、株式会社PR TIMESが提供するカスタマーサポートツールで、FAQページの作成機能を備えているサービスです。無料プランでもFAQの作成・公開・検索の機能があり、フォームと連携させて表示できます。

また、操作性がシンプルでスムーズにFAQの作成や更新が可能なので、誰でも簡単に運用しやすい点が特徴です。

更新内容が即時チャットボットに反映されるため、ユーザーはつねに最新の回答を閲覧できるでしょう。

ただし、無料プランでは利用ユーザー1人、フォーム・FAQ・アンケートを各１つまでしか作成できないため、複数人で管理する場合は有料プランも検討してみてください。

Freshdesk｜OrangeOne株式会社

Freshdeskは、無料プランでFAQを作成・公開できるFAQシステムです。FAQの作成はもちろん、FAQ記事の提案やFAQ記事のURLをチケットに埋め込む機能もあります。

また、FAQをGoogle検索で引っかかりやすくする機能も搭載しており、認知度の向上やSEO対策としても優れています。メールやSNS、SlackやTeamsなどとも連携できるので、既存のサポート業務とFAQを連携させたい企業に向いているツールです。

有料プランでは、高度な自動化機能や分析機能などを利用できるため、将来的にサポート業務全体の管理を強化したい場合にも有効な選択肢となるでしょう。

Freshdeskの料金は、月額2,700円の「GROWTH」、月額8,600円の「PRO」、月額13,800円の「ENTERPRISE」の4つが用意されています。

phpMy FAQ｜株式会社デージーネット

phpMyFAQは、FAQサイトを構築するためのオープンソースFAQシステムです。ユーザーが質問と回答を投稿し、管理者が承認することでFAQが公開されていきます。

管理者自ら投稿できるのはもちろん、ユーザーがナレッジを蓄積してくれるため、スムーズな運用が可能です。

関連するFAQをカテゴリごとに表示したり、検索キーワードの入力でFAQを検索したりと、管理者もユーザーも利用しやすい環境を整えやすい点も魅力と言えるでしょう。

ある程度のIT知識が求められますが、自由度の高いFAQサイトを構築したい企業に向いています。

Notion｜Notion Labs Japan 合同会社

Notionは、ドキュメント管理やナレッジ共有に利用できるクラウドツールで、FAQシステムとして活用することも可能です。質問と回答を整理することで、社内FAQやヘルプページを作成し、公開できます。

検索機能が充実しており、キーワードから関連情報を探しやすく、情報共有ツールやチケット管理としても使いやすいでしょう。

複数人で同時に編集できるため、FAQの更新や追加をチームで行いやすいというメリットもあります。

無料プランでも基本的な機能を利用でき、有料プランでは権限管理や高度な管理機能などを利用できます。社内ナレッジ管理とFAQを同時に整備したい企業に適したツールといえるでしょう。

無料のFAQシステムを使う際のデメリットと注意点

無料のFAQシステムはコストをかけずに導入できる点が魅力ですが、利用する際にはいくつかのデメリットや注意点もあります。ここでは、無料のFAQシステムを利用する際に知っておきたい主な注意点を紹介します。

機能性やカスタマイズの自由度が低い

無料のFAQシステムは、有料版と比べて利用できる機能が限定されていることが多い点に注意が必要です。例えば、FAQの登録数に制限があったり、詳細なアクセス解析や高度な検索機能が利用できなかったりする場合があります。

また、デザインのカスタマイズや表示レイアウトの変更などが制限されていることもあります。自社サイトのデザインに合わせたFAQページを作成したい場合は、どこまでカスタマイズできるのか事前に確認しておきましょう。

サポートが限られている

無料のFAQシステムでは、サポート体制が限定されていることも少なくありません。問い合わせ対応がメールのみだったり、サポート自体が提供されていなかったりする場合もあります。

トラブルが発生した際にすぐに対応してもらえない可能性もあるため、サポート体制の内容を確認しておくことが重要です。安心して運用したい場合は、サポートが充実している有料プランへの移行も視野に入れて検討してみましょう。

問い合わせ対応を効率化したいなら「yaritori（ヤリトリ）」

「yaritori（ヤリトリ）」は、メールでの問い合わせ対応を効率化できる問い合わせ管理システムです。メールの対応状況（未対応・対応中など）や担当者の設定を行うことができ、メールごとのチャット機能や豊富なテンプレート機能が備わっています。

ユーザーの自己解決を促すFAQとあわせて活用することで、サポート業務全体の効率化を実現できます。

メール起点の顧客対応をワンストップで管理

yaritoriは、共有メールアドレスに届いた問い合わせをチームで一元管理できるメール対応プラットフォームです。担当者の割り当てや対応状況の可視化により、「誰が対応中か」「未対応の問い合わせはどれか」を一目で把握できます。

FAQで解決できなかった問い合わせも、スムーズに担当者へ引き継ぐことができるため、対応漏れや二重返信を防ぎながら効率的なサポートが可能です。

誰でも操作できるシンプル設計で運用負担を最小化

yaritoriは直感的に操作できるシンプルなUI設計が特徴で、専門的なIT知識がなくてもすぐに使い始められます。複雑な設定を行うことなく、チーム全体で統一した対応フローを構築できるため、運用負担を抑えながら継続的に活用しやすい点が魅力です。

FAQによる自己解決とメール対応の効率化を組み合わせることで、問い合わせ対応の品質向上と業務効率化の両立を実現できるでしょう。

まとめ｜無料FAQシステムは手軽に始めたい企業におすすめ

FAQシステムは、よくある質問と回答をまとめて公開することで、ユーザーの自己解決を促し、問い合わせ対応の負担を軽減できるツールです。コールセンターやカスタマーサポートの業務効率化にもつながります。

無料のFAQシステムであれば、初期費用をかけずに導入できるため、試験運用として活用したい企業や、小規模からFAQ運用を始めたい企業にも適しています。ただし、機能やサポートが制限されている場合もあるため、自社の運用に合ったツールを選ぶことが重要です。

まずは無料のFAQシステムから導入し、自社に合ったサポート体制を整えていきましょう。「yaritori」なら、問い合わせ内容をチームで管理しながら、よくある質問を整理することで、FAQの作成・改善に活用できます。

まずは実際の使用感を確認したいという方は、無料トライアルに申し込んで、その使いやすさや導入効果をぜひ体験してみてください。